Hay dos puntos que debemos tener claros y que en la Asociación de Presidentes y Administradores de Comunidades (APAF) no permitimos a nuestros asociados.
Las dos prácticas más comunes en la administración de fincas donde se puede detectar el fraude son:
· Cuenta única
· Oferta de Servicios Integrales
Cuenta Única:
Este sistema consiste en que un Administrador lleva todos los ingresos y gastos de todas las comunidades a través de una sola cuenta, de la que, además, el Administrador es el único titular.
Como es fácil de imaginar los vecinos no pueden saber a ciencia cierta el saldo de su Comunidad, y además al mezclar todos los ingresos y gastos de distintas comunidades se pueden utilizar los ingresos de unas comunidades para cubrir los gastos de otras, además de que las comunidades no perciben los intereses correspondientes de sus cuentas.
Esto origina desvió de fondos, y derramas innecesarias para los vecinos; sin darse cuenta están pagando más cuota de la necesaria, debido a un mal servicio de administración de fincas.
Hemos de partir de la base de que las cuentas de una comunidad no son complicadas, existen de 10 a 20 gastos mensuales contabilizables y unos ingresos fijos (las cuotas) y un control de impagados.
La práctica de la cuenta única convierte algo que debía ser claro y transparente en algo confuso y tan complejo que se convierte en el principal argumento para que el Administrador haga y deshaga a su gusto, sin ningún control financiero real.
Como actúan los asociados a APAF respecto a la cuenta única:
Todos los asociados de APAF tienen expresamente prohibido llevar la administración de sus fincas por el principio de cuenta única.
Además están obligados a proveer a sus presidentes, comunidades y vecinos de un sistema que permita la consulta en tiempo real de los gastos e ingresos de la comunidad. Este sistema puede ser a través de Internet en formato web o bien a través de auditorías externas mensuales.
El sistema deberá permitir conocer el saldo real de la comunidad, obtener copias de facturas, contratos, servicios, seguros etc.
Conocer los proveedores y los presupuestos emitidos.
Oferta de Servicios Integrales:
Otras de las prácticas habituales es que el Administrador se encargue de la “gestión integral” de todas las necesidades de la comunidad.
Es decir, el Administrador además de administrar la comunidad, es quien provee los servicios de limpieza, reparaciones, seguros, mantenimiento de ascensores, etc.
Muchos de estos Administradores cobran unos honorarios por la Administración de fincas en sí, muy por debajo del precio de mercado, ya que su mayor beneficio esta precisamente en los servicios añadidos que ofrecen.
Es fácil entender que los servicios que se prestan de esta forma serán cuando menos caros, además de ineficaces, en muchos casos. Hoy día hay que estar constantemente negociando mejoras de precios y de servicios a nuestros proveedores con el fin de abaratar costes para la comunidad y esta práctica imposibilita la libre competencia y la posibilidad de que la comunidad pueda acceder a los mejores servicios al mejor precio.
Como actúan los asociados a APAF respecto a la oferta de servicios integrales:
Todos los asociados en APAF fomentan la transparencia en el uso de proveedores. Esta transparencia se basa en presentar al menos tres ofertas por cada servicio al presidente y vecinos de la comunidad para que estos elijan libremente el proveedor que más le conviene.
Como Administradores estudiamos cada oferta y la calidad de los proveedores, recomendando a unos u otros en función de parámetros tales como garantía, profesionalidad y precio.
La elección última siempre la tiene el Presidente o la Junta General dependiendo del tipo de gasto o servicio que se vaya a prestar.
En APAF no admitimos entre nuestros asociados a Administradores que tengan conflicto de intereses o pertenezcan a empresas prestatarias de servicios hacia las comunidades que Administran.